Welk verzendlabel heb ik nodig?

Verzendlabels lijken misschien een klein detail, maar in onze 10+ jaar ervaring in de verpakkingswereld weten we: het juiste label maakt het verschil tussen een soepele levering en een bezorgdrama. Jaarlijks leveren wij bij Verpakgigant in grote getallen labels aan webshops, fulfilmentcentra en magazijnen in heel Nederland en België. In dit artikel leggen we uit welk verzendlabel jij nodig hebt, zodat je pakketten snel, foutloos en professioneel de deur uit gaan.

Wat is een verzendlabel en waarom is het belangrijk?

Een verzendlabel is het adreslabel dat op een pakket wordt geplakt. Hierop staan belangrijke gegevens zoals het adres van de ontvanger, retouradres van de afzender, barcodes en verzendinformatie. Vervoerders (zoals PostNL, DHL, DPD of UPS) scannen deze barcode op elke tussenstap, zodat het pakket de juiste route volgt. Een goed leesbaar verzendlabel is cruciaal: als de code niet scanbaar is of het adres onduidelijk, kan je zending vertraging oplopen of zelfs zoekraken.

Daarnaast wekt een net geprint en stevig bevestigd verzendlabel vertrouwen bij klanten. Het toont professionaliteit en zorgt dat jouw pakket netjes aankomt. Zeker voor e-commerce bedrijven en fulfilmentcentra is het belangrijk om fouten bij de bezorging te minimaliseren.

Soorten verzendetiketten: A4-etiketten vs. labels op rol

Er zijn grofweg twee manieren om verzendlabels te printen: op traditionele A4-vel etiketten met een normale printer, of op rol-etiketten met een speciale labelprinter. Beide opties hebben hun voor- en nadelen:

• Verzendlabels op A4-vellen: Dit zijn vellen (meestal A4 formaat) waarop één of meerdere zelfklevende etiketten zitten. Je kunt bijvoorbeeld vellen hebben met 2 etiketten (ieder label is dan ongeveer A5) of met 4 etiketten per vel (ieder label is ongeveer A6 formaat, ±105 x 148 mm). Met een gewone laser- of inkjetprinter print je je verzendetiketten op deze vellen. Voordeel: je hebt geen speciale printer nodig en de vellen zijn relatief goedkoop. Je kunt meerdere labels in één keer printen. Nadeel: het printen kan wat trager zijn en je moet de labels na het printen handmatig van het vel halen en opplakken. Ook is er kans op verspilling als je niet alle etiketten op een vel tegelijk gebruikt.
• Verzendlabels op rol (thermisch): Dit zijn etiketten op een rol die je met een labelprinter (bijvoorbeeld een thermische labelprinter) bedrukt. Het standaard formaat voor verzendlabels op rol is ongeveer 10 x 15 cm (vergelijkbaar met A6). Dit formaat is industrieel populair omdat het precies groot genoeg is voor adresgegevens en barcodes. Thermische labels hebben als voordeel dat er geen inkt of toner nodig is: de printer verhit het papier om de tekst en barcode te vormen. Voordeel: zeer snel printen (ideaal voor hoge volumes in e-commerce of magazijnen) en labels komen direct klaar voor gebruik uit de printer, één voor één. Je plakt ze meteen op het pakket, zonder te hoeven knippen. Nadeel: je hebt een speciale labelprinter nodig en de aanschafkosten daarvan zijn hoger dan een gewone printer. Echter, bij regelmatig gebruik verdien je dit vaak terug in snelheid van het printen.

In de praktijk printen veel startende webshops hun eerste labels op A4-etiketten, en schakelen ze over op rollabels zodra het verzendvolume groeit en een labelprinter rendabel wordt.

Welk formaat verzendlabel heb ik nodig?

De meeste vervoerders hanteren tegenwoordig hetzelfde standaardformaat voor pakketzendingen: ongeveer 10 x 15 cm per label. Dit komt overeen met een kwart A4 (A6) en biedt genoeg ruimte voor adressering en barcodes. Of je nu via PostNL, DHL, DPD of een andere pakketdienst verstuurt, het verzendlabel op je pakket zal doorgaans dit formaat hebben. Daarom zijn de gangbare verzendetiketten die je kunt kopen allemaal rond die afmeting, of je nu kiest voor etiketten op een vel of op rol.

Gebruik je A4-etiketten, dan zijn formaten van 105 x 148 mm (vier etiketten op een A4) erg populair, omdat deze precies dat A6 formaat leveren. Sommige bedrijven kiezen voor twee etiketten per A4 (formaat ca. 210 x 148 mm elk, een half A4) om een groter label te hebben. Maar groter dan nodig is meestal zonde van het papier en past soms niet goed op kleinere pakketten. Te klein is ook af te raden: alle informatie en vooral de streepjescode moeten duidelijk leesbaar zijn. Kies dus bij voorkeur voor de standaard verzendlabel-formaat zodat je zeker weet dat het bij elke vervoerder geaccepteerd wordt.

Verzendlabels voor PostNL, DHL, DPD en andere vervoerders

Voor vrijwel alle grote vervoerders kun je hetzelfde type verzendlabel gebruiken. PostNL bijvoorbeeld adviseert labels van ongeveer 10 x 15 cm voor pakketten, dit is de afmeting die hun systeem standaard uitgeeft. Als je via PostNL’s online systeem een verzendlabel print, krijg je vaak een PDF die precies een A6-label bevat (soms vier op één A4, afhankelijk van de instellingen). Het is belangrijk om bij PostNL-labels (en eigenlijk bij alle labels) te zorgen voor een goede hechting en leesbaarheid. Plak het etiket recht op de doos en dek de barcode niet af met doorzichtige tape om reflecties bij het scannen te voorkomen.

DPD, GLS, UPS en andere pakketdiensten hanteren vergelijkbare labeleisen. Ook bij hen is een label van circa 10 x 15 cm de norm. In sommige gevallen kun je vanuit hun verzendsoftware kiezen of je labels per stuk (A6/10×15) of als verzamelformaat op A4 wilt printen. Dit is vooral handig als je (nog) geen labelprinter hebt. Je kunt dan meerdere verzendlabels tegelijk op een A4’tje printen en uitsnijden of -knippen. Voor de vervoerder maakt het niet uit zolang de uiteindelijke label op het pakket maar het juiste formaat en een goede kwaliteit heeft.

Let op dat bij speciale zendingen of palletvervoer soms andere etiketten nodig zijn (bijvoorbeeld grotere A5-labels of extra documenten in een documenthoes). Maar voor normale pakketpost volstaat het standaard verzendlabel.

Tips voor het printen en plakken van etiketten

Het juiste label gekozen? Let dan ook op deze tips om problemen te voorkomen:

1. Zorg voor scherpe afdrukken: Of je nu met inkt, toner of thermisch print, de tekst en vooral de barcode moeten duidelijk zijn. Vervaagde of vlekkerige barcodes kunnen niet gescand worden, wat voor vertraging zorgt.
2. Gebruik geschikte labelmaterialen: Kies kwalitatieve labels met goede kleefkracht. Een verzendlabel moet tijdens transport op de doos blijven zitten, ook bij wisselende temperaturen of vocht. Onze labels zijn bijvoorbeeld voorzien van sterke permanente lijm.
3. Plak het label op een vlakke en schone ondergrond: Vermijd het plakken over randen of naden van de doos. Een label dat om een hoek zit kan niet goed gescand worden en kan losraken. Kies een vlak deel van de doos of envelop.
4. Niet afdekken met tape of folie over de barcode: Transparante tape over de adressticker lijkt handig ter bescherming, maar kan reflectie veroorzaken. Hierdoor leest de scanner de barcode minder goed. Gebruik liever labels die van zichzelf water- en scheurvast genoeg zijn, of kies voor speciale verzendhoezen als bescherming.
5. Print op de juiste grootte: Controleer de printerinstellingen zodat je label op 100% schaal wordt geprint. Als een label per ongeluk verkleind of vergroot wordt afgedrukt, klopt de maat niet en kan de code onleesbaar worden. Dit zie je vaak misgaan bij printen vanaf PDF, let erop dat “ware grootte” of “100%” staat geselecteerd.

Ben je nog niet in het bezit van een labelprinter en weet je niet welke het beste bij jou past? Lees dan ons uitgebreide advies in de blog ‘Welke labelprinter moet ik kopen?’. Met deze tips zorg je ervoor dat jouw pakketzendingen soepel verlopen en elk pakket netjes zijn bestemming bereikt.

Verzendlabels kopen bij Verpakgigant

Bij Verpakgigant vind je alle soorten verzendlabels die je nodig hebt om professioneel te verzenden. We hebben verzendlabels op A4-vellen, bijvoorbeeld met 4 etiketten per vel (A6-formaat) of 2 per vel, ideaal om met je gewone printer te gebruiken. Daarnaast bieden we thermische verzendlabels op rol in het standaard 102 x 150 mm formaat, passend in gangbare labelprinters van o.a. Zebra, DYMO (4XL) en Brother. Al onze labels hebben een hoge papierkwaliteit en sterke kleeflaag, zodat je zeker weet dat je label goed leesbaar blijft en stevig vastzit tijdens de gehele verzending.

Ben je klaar om je verzendingen te voorzien van de juiste labels? Bekijk ons assortiment verzendlabels en bestel direct de etiketten die passen bij jouw werkwijze. Met de juiste verzendlabels van Verpakgigant verloopt jouw verzendproces sneller en zonder zorgen!